Sistema ERP

El ámbito empresarial ha evolucionado mucho en las últimas décadas gracias al avance de la tecnología de la información, que introduce cada vez más herramientas y nos facilita mucho un montón de tareas.

En este sentido, los sistemas ERP se han convertido en una parte indispensable de muchas compañías, las cuales simplemente no podrían funcionar sin hacer uso de uno de ellos. Por eso desde este artículo veremos los principales conceptos que rodean al ERP, sus ventajas, desventajas, así como los top 10 mejores aplicaciones ERP para empresas.

Si estás pensando en montar un sistema ERP pero no sabes si realmente lo necesitas, o no conoces bien sus funciones, entonces este artículo es el recomendado para ti.

Qué es un Sistema ERP

Como se imaginan las letras ERP conforman una sigla, la cual proviene del inglés “Enterprise Resource Planning“, y viene a ser lo que muchos en español conocemos como Planificación de Recursos Empresariales. Por supuesto es posible que no sepas de qué se trata en absoluto y por eso estás aquí. Descuida, porque te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas ERP.

Bueno, como ya decíamos, los sistemas ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales. ¿Qué quiere decir esto exactamente? Básicamente se trata de programas que llevan a cabo ciertas tareas por nosotros y pueden afectar en gran medida la producción de una empresa, y por ende sus ganancias.

Dependiendo de nuestro tipo de empresa, un sistema ERP se vuelve prácticamente indispensable, ya que se puede utilizar en muchos tipos distintos de tareas, como es el caso de logística, producción, mantenimiento de inventarios, compras, ventas, entregas, recursos humanos, contabilidad y más de todo lo que envuelve la planificación de recursos empresariales.

Dicho de otra forma, los sistemas ERP se utilizan para controlar y llevar un registro de la información que generan los distintos departamentos o áreas de una compañía.

El objetivo de este tipo de programas es integrar en un solo lugar la información que van generando todas las áreas de la empresa, permitiendo un acceso rápido, seguro y ordenado a datos de importancia que marcan el ritmo al cual la compañía va marchando.

Ventajas y desventajas de un sistema ERP

Pero por supuesto no todo es color de rosas. Los sistemas ERP tienen muchos puntos a su favor aunque también tienen algunos en contra. En pocas palabras, hay ventajas y desventajas a la hora de usar uno de estos.

Sistema ERP: Qué es - Ventajas y Desventajas del Software ERP

Ventajas de un sistema ERP

  • Automatizaciones: como ya decíamos, los sistemas ERP pueden realizar ciertas tareas por nosotros, es decir, integran automatizaciones, lo cual ayuda a reducir el uso de mano de obra, el tiempo empleado y la necesidad de conocimientos, factores que sin dudas pueden pisar fuerte dentro del costo de producción de una compañía.
  • Información: los ERP nos permiten contar con los datos más importante de nuestra empresa al instante. Tan pronto la información es actualizada en el sistema estará disponible inmediatamente para que podamos revisarla.
  • Centralización: tener toda la información crítica de la compañía gestionada desde un solo lugar es algo extremadamente útil a la hora de revisar datos, generar estadísticas, obtener reportes, etc.

Desventajas de un sistema ERP

  • Costo: un buen software de aplicacion de ERP no suele ser barato, lo cual la hace que se genere un costo de adquisición y posiblemente de mantenimiento dependiendo del sistema en cuestión. Esto hace que no todas las compañías pueden permitirse el ERP más adecuado para sus actividades.
  • Adaptación: un sistema ERP no es fácil de implementar en todos los casos, y puede volverse complicado en empresas con muchas áreas o muchos empleados, ya que será necesario darle la capacitación adecuada a todo el personal que lo usará.
  • Vulnerabilidad de la información: es importante que los sistemas informáticos con acceso al ERP sean seguros (es decir, que cumplan con estándres de la seguridad de la información), ya que en estas herramientas se guarda mucha información valiosa para la empresa, y si un equipo es infectado por un virus informático dicha información puede verse comprometida. Además es imprescindible que solo las personas necesarias tengan acceso al ERP, ya que en manos equivocadas también puede resultar peligroso.

¿Todas las empresas necesitan un sistema ERP?

Esta es una pregunta que sin dudas surge muy a menudo cuando nos topamos con esta clase de sistemas. ¿Puede mi empresa o la empresa para la cual trabajo hacer uso de ellos?

Primero que nada vamos a responder la pregunta planteada: ¿Todas las empresas necesitan un sistema ERP? La respuesta es no, no todas las empresas necesitan uno.

¿Puede una empresa mejorar si usa un sistema ERP aunque no lo necesite? La respuesta es sí, aunque si mejorará o no dependerá mucho del tipo de empresa o compañía de la que estemos hablando. Y esto nos lleva a la pregunta más adecuada.

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Las empresas que requieren de un sistema ERP son aquéllas que manejen gran cantidad de datos y cifras, ya sea de bienes y productores, medios de producción, servicios, etc.

Algunofs tipos de empresas que le pueden sacar todo el jugo a un sistema ERP son las siguientes:

  • Venta de productos: como puede ser por ejemplo supermercados, tiendas de ropa, farmacias, mueblerías, etc.
  • Bancos y finanzas: básicamente cualquier tipo de compañía que opere en el sector bancario y de las finanzas, lo cual obviamente incluye bancos, sucursales de pagos, casas de cambio, etc.
  • Fábricas y producción: las compañías o empresas que se dedican a la producción o fabricación en grandes cantidad de bienes de prácticamente cualquier tipo, incluyendo computadoras, textiles, juguetes, vehículos, alimentos, etc.
  • Transporte y logística: las compañías dedicada al transporte de bienes, productos y materiales de todo tipo.
  • Centros de salud: ya sea públicos o privados, y tanto pequeños como de gran tamaño, pueden beneficiarse mucho de contar con un sistema ERP.

Sistema ERP vs Software de Gestión

Si bien son términos parecidos y se podría decir hasta relacionados, lo cierto es que un ERP no es el equivalente a un software de gestión.

El ERP va más allá de un sistema de gestión, pues integras funcionalidades de automatización y de centralización que un software de gestión no tendrá, de hecho si lo tuviera sería un ERP y no una aplicación de gestión.

Gracias a la automatización de procesos y a la centralización de la información, el ERP resulta mucho más útil que el software de gestión, ya que estos últimos no pueden proveer los últimos datos en tiempo real desde múltiples localizaciones y a su vez muchas veces están asociados solo a ciertos equipos o sesiones de usuarios, limitando mucho su acceso, sin olvidar que tampoco integran automatizaciones que pueden ayudar mucho a simplificar tareas.

Los sistemas de gestión tradicionales lamentablemente no están tan adaptados al mundo empresarial actual como podría esperarse, y la falta de algunas de las funciones mencionadas hace que sean dejados de lado por soluciones que se adaptan mejores a los distintos tipos de negocios y a su vez brindan mejores resultados.

Para empresas que sean muy pequeñas y que no integren ciertos rubros como los mencionadas anteriormente entonces puede que un sistema de gestión sea adecuado pues no podrán hacer un uso total de un ERP, es decir que la compra de un producto de este tipo podría convertirse en una pérdida de dinero y una pérdida de tiempo en capacitación del personal si no se logran los objetivos deseados.

Top 10 Sistemas ERP del mercado

Por supuesto no podemos hablar sobre sistemas ERP sin hacer una lista de algunos de los mejores que se pueden encontrar en el mercado, así que veamos cuáles son los 10 mejores sistema de ERP.

  • SAP business one: SAP es en líneas generales considerado como el mejor ERP del mercado hoy en día. Podremos guardar en él toda la información necesaria y acceder a ella en la nube desde cualquier ubicación. Nos permite generar distintos tipos de informes a partir de los parámetros que definamos y tiene un sistema de integración avanzada que se puede adaptar a cada área de una empresa.
  • Sage ERP: este se trata de un conjunto de herramientas ERP que está dirigido a empresas mediantes y pequeñas tanto del sector del transporte de bienes como también de la fabricación de bienes. Permite llevar un control de stock y de pedidos, con actualizaciones en tiempo real que permitirán aprovechar al máximo los recursos disponibles para lograr la mejor gestión posible.
  • Microsoft Dynamics NAV: es un ERP de Microsoft fácil de usar y controlar, lo cual hace que su adaptación sea más sencilla frente a otros sistemas más complejos. Posee capacidades de automatización y generación de reportes e informes. Quizá su principal punto en contra sea el costo, pues se trata de una aplicación que no todas las empresas pueden permitirse y se puede convertir en un factor negativo si su integración no logra el resultado buscado.
  • Epicor Distribution Software: como su nombre sugiere se trata de un ERP que está orientado a empresas que se dedican a la distribución de productos, transporte de bienes y logística. Desde un solo sistemas permite tener un control completo sobre el negocio, revisar pedidos, generar informes, etc.
  • Oracle JD Edwards EnterpriseOne: más que una sola aplicación, se trata en realidad de un conjunto de herramienta orientado a la gestión de empresa, es decir, una suite ERP. Se trata de una solución barata y que integra las funciones más buscadas en lo que a ERPs refiere, contando incluso con versiones móviles para que sea una solución 100% multiplataforma.
  • Odoo: es una suite ERP muy completa y de código abierto, siendo de las pocas herramientas de su tipo que se pueden utilizar en forma gratuita, aunque también cuenta con una versión comercial que integra más funciones que la versión gratis. Al ser a su vez una herramienta de código libre, las empresas pueden adaptarlas a necesidades específicas, siempre y cuando se respete su licencia.
  • NetSuite ERP: este ERP está orientado principalmente a compañías y empresas que se dedican a la producción de bienes de todo tipo, integrando controles de inventarios y almacenes, así como también gestión financiera y de pedidos. Se trata de una herramienta que se basa en la nube, lo cual permite el acceso desde distintas ubicaciones.
  • Brightpearl ERP: es un sistema orientado para empresas dedicadas a la venta de productos de todo tipo, tanto en tiendas físicas como a través de Internet. Integra controles de inventario, un gestor de pedidos, brinda funciones de análisis, informes y contabilidad. Sin dudas es un software muy completo e ideal tanto para pequeñas como medianas empresas.
  • ECount ERP: es otra solución ERP de bajo costo y que integra muchas funciones, incluyendo registros de ventas, de producción, control de inventario y funciones de contabilidad. Es un ERP ideal para empresas pequeñas o que no disponen del capital suficiente para permitirse algunas de las soluciones de mayor renombre del mercado.
  • iXERP Standard: este sistema tiene la particularidad de que su costo depende de las funciones que utilicemos, es decir, solo se debe pagar por las funciones que nuestra empresa necesite, lo cual la hace extremadamente adaptable e ideal para las compañías que no quieren gastar más de lo estrictamente necesario. Integra automatizaciones, gestión de productos, centralización de datos, generación de informes, funciones de planificación y de seguimientos.

Resumen

Los sistemas ERP sin lugar a dudas pueden marcar un antes y un después para una empresa, aunque eso dependerá en gran parte del tipo de empresa que adopte a uno, y además es importante que el ERP utilizado sea el adecuado para el modelo de negocio de la compañía.

A pesar de tener algunas desventajas como costes y tiempos de adaptabilidades, sus beneficios sin dudas son mayores al darnos más control sobre las distintas áreas y capacidades de la empresa. Además sus funciones de automatización de procesos, gestión de datos y puntos de acceso hacen que sean superiores a las aplicaciones de gestión tradicionales.


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