Software de Gestión

Gracias al avance de la tecnología las computadoras se han vuelto prácticamente indispensables en el ámbito empresarial, educativo y de organizaciones.

Casi que los únicos lugares donde no vamos a encontrar una sean quizá los pequeños comercios de barrio y similares, pero en la gran mayoría de los casos en cualquier tipo de ente hay por lo menos una computadora, la cual por supuesto estará destinada a todo tipo de tareas, entre las cuales podemos encontrar el uso de un software de gestión.

Tener una empresa, organización u otro en la actualidad es muy distinto a como era hace algunas décadas, ya que como decíamos con la introducción de la informática en la vida cotidiana de la gente muchas cosas han cambiado.

Las computadoras nos brindan todo tipo de herramientas para mejorar nuestras actividades y llevar un mejor control de las mismas, y una de dichas herramientas es el software de gestión.

Hoy vamos a ver de qué trata este tema: qué es este tipo de software llamdao software de gestión, sus diferentes clasificaciones, así como también cuáles son sus principales ventajas y desventajas.

Por supuesto, también vamos a mencionar algunos ejemplos de software de gestión, ideal para aquéllos que simplemente estén buscando una herramienta de este tipo pero no han encontrado la indicada o bien no se han decidido por una.

Software de Gestión

¿Qué es el software de gestión?

El software de gestión es el nombre que reciben una o varias herramientas que se utilizan en las diversas tareas administrativas que se pueden llevar a cabo en una empresa/compañía, organización, escuela, etc., ya sea pequeña, mediana o grande. Este tipo de herramientas están orientadas a registrar diversos datos referentes a las tareas realizadas y también se pueden utilizar para hacer que diversos procesos se vuelvan más sencillos.

Si bien en la introducción hablábamos principalmente de computadoras, lo cierto es que las herramientas de gestión pueden correr en diversos dispositivos como tablets y celulares o móviles, no necesariamente debe ser en una computadora, aunque en muchos casos por cuestiones de practicidad este tipo de herramientas están orientadas para equipos de escritorio o sobremesa. Dicho de otra forma, un gran punto a favor del software de gestión es que suele ser multiplataforma.

Por supuesto cada herramienta de gestión tiene sus diferencias cuando se compara con otras, sobre todo en lo que refiere a funcionalidades y costos: las funciones disponibles varían de una a otra, aunque sí es cierto que muchas tendrán funciones en común como cabe de esperarse, y por supuesto está el asunto del costo del software, ya que en algunos casos este tipo de programas son de pago aunque es cierto que también existe software de gestión gratuito y de código libre.

Es muy bueno que en el mercado existan diversas ofertas de software de gestión, ya que esto hace posible encontrar el que sea más adecuado para nuestra actividad. Dicho de otra forma, hay distintos tipos de software de gestión.

Tipos de software de gestión

Lo cierto es que dependiendo de las necesidades de nuestra organización, institución o empresa vamos a recurrir a un software de gestión o a otro. De hecho en la mayoría de los casos es más que probable que contemos con varias herramientas de este tipo con distintas funcionalidades que se vuelven necesarias para el funcionamiento correcto del ente.

Veamos entonces cuáles son algunos de los tipos de software de gestión que nos podemos encontrar ahí fuera.

Software de gestión para empresas

El software de gestión empresarial es el que está orientado a mejorar la productividad de una empresa. Permite recoger distintos tipos de datos, hacer análisis de los mismos, crear rutinas automáticas y muchas cosas más, todo con el fin de tener un mejor control de nuestras cifras con el fin de aumentar nuestras ganancias.

Cabe mencionar que el software de gestión empresarial está bastante ligada con otro tipo, el de gestión comercial, aunque este último del que hablamos un poco más abajo solo está orientado a las áreas de marketing y ventas, mientras que el empresarial es más general, es decir, para todas las áreas de la empresa o compañía.

Software de gestión documental

Las herramientas de este tipo se usan principalmente a la hora de organizar gran cantidad de documentos, lo cual hace que sea muy utilizado en distintos entornos como por ejemplo en organizaciones, en librerías y bibliotecas, en oficinas y registros, etc. Este tipo de software suele integrar editores para cuando sea necesario hacer ajustes en algún documento y también contiene software de digitalización, para pasar documentos en papel a un formato digital.

Software de gestión comercial

En cierto sentido es parecido al software de gestión empresarial, pero no debemos confundirlo dado que se encuentra más relacionado con todo lo que refiere a las ventas, es decir que por ejemplo nos permite llevar un control de stock, de productos vendidos, base de datos de clientes, etc.

También se integran funcionalidades relacionadas con el marketing. En muchos casos el software de gestión comercial suele venir acompañado de software de gestión empresarial como parte de un paquete mayor.

Ventajas y Desventajas del software de gestión

El software de gestión, sin importar su tipo, nos brinda algunos beneficios muy buenos cuando lo utilizamos, por ejemplo:

  • Nos permite organizar mejor la información, datos y documentos.
  • Podemos llevar un control de producción, gastos, stock, ventas, etc.
  • Usarlo correctamente nos permitirá encontrar posibles fallos en nuestro negocio u organización que no se verían tan fácilmente sin tener un control estricto de datos.
  • Con la información recogida se pueden idear estrategias para campañas publicitarias y de marketing.

Pero claro, no todo es color de rosas, existen algunas desventajas al usar un software de gestión:

  • Un buen software de gestión suele tener un costo de licencia asociado, es decir que se requiere de una inversión para adquirirlo.
  • Se necesita invertir tiempo en la capacitación de quienes comenzarán a utilizar las nuevas herramientas.
  • La integración de un software de gestión hará que ciertos procesos o tareas tengan que ser rediseñadas para adaptarse.

10 Ejemplos de software de gestión

Veamos a continuación algunos ejemplos de software de gestión.

  • SAP: es quizá la mejor herramienta de gestión que existe, integrando funciones tanto de software empresarial como de software comercial, lo cual la hace muy completa para cualquier empresa. Está orientada a pequeñas y medianas compañías. Es un producto licenciado así que se debe pagar para poder utilizarlo.
  • Gespymes: es un programa de gestión comercial muy fácil de usar y que nos permite llevar un control de compras y ventas, direcciones, stock y todo lo necesario para llevar adelante el área de ventas de una empresa. Es un sistema 100% online así que es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Factusol: se trata de un software de facturación, ideal para llevar un control de ventas, pedidos y similares. Las facturas se pueden imprimir en cualquier momento o también se pueden enviar por email si fuera necesario.
  • Ganttproject: es una herramienta orientado a la organización y planificación de proyectos y tareas. Es muy bueno para asignar recursos a distintas actividades y coordinar personal. También permite hacer un seguimiento de tareas.
  • Alfresco: es un software de gestión documental muy popular ya que es intuitivo, poderoso y sobre todo gratuito. Nos permite gestionar documentos, contenido web, imágenes, registros e incluso integra funciones de versionado. Es una herramienta multiplataforma y está disponible en varios idiomas, incluyendo claro el español.
  • G Suite: es un completo conjunto de herramientas que nos permite trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que está basado en la nube informatica. Se trata de una suite muy utilizada en el ámbito de oficinas y en varios ámbitos empresariales. Varias de las aplicaciones que integran este paquete están disponibles gratuitamente, sin embargo otras solamente se pueden conseguir con G Suite.
  • Microsoft SharePoint: el software MS SharePoint es un sistema de gestión documental y de contenidos en el que pueden interactuar varios usuarios a la vez. Integra funciones de distinto tipo, incluyendo de colaboración entre usuarios, nos permite realizar una administración de procesos, integra funciones de búsqueda y se pueden compartir espacios de trabajo y archivos, e incluso permite alojar online páginas en formato de blogs y de wikis.
  • Documentum: es una plataforma de gestión muy parecida a SharePoint, ya que nos permite tanto gestionar contenido como documentación. Nos permite realizar una automatización de documentos en todas las etapas, desde que es plasmado por primera vez hasta que es archivado. Con Documentum podemos gestionar diversos tipos de archivos, no solamente documentos en sí, ya que también se incluyen correos electrónicos (emails), mensajes de texto, imágenes y fotos, etc. y claro también documentación en papel como comprobantes, contratos, facturas y demás.
  • OpenProdoc: es quizá el gestor documental más sencillo del mundo, pero que este no nos haga duda de él ya que hace muy bien su trabajo si sabemos cómo utilizarlo, lo cual en realidad es muy fácil como ya decíamos. Un gran punto a su favor, a parte de sus funciones de gestoría de documentación, es que es un programa de código abierto y compatible con diversas plataformas, por lo que es casi seguro que no tendremos ningún problema para echarlo a correr. Como cabe esperarse integra funciones modernas como versionado, gestión de usuarios, automatización de tareas, funciones de búsqueda avanzada, etc.
  • Oracle Enterprise Resource Planning Cloud: conocido más simplemente como Oracle ERP Cloud, se trata de una aplicación basada en la nube y orientada a la gestión de empresas. Lanzada en el año 2012, esta herramienta incluye gran cantidad de funciones prácticamente indispensables en el ámbito empresarial, como por ejemplo funciones de contabilidad, administración financiera, administración de proyectos, etc. Es una suite que está compuesta por un total de 7 aplicaciones diferentes.

Conclusión

Como hemos podido ver el software de gestión puede ser sumamente variado debido a que lo hay de distintos tipos, aunque en líneas generales las funciones son las mismas, que vienen a ser la organización de datos y administración de los mismos, ya sea en forma de documentos, de registros empresariales, de facturas, etc.

Existen tres tipos de software de gestión: el de documentos, el empresarial y el comercial, y cabe mencionar que estos dos a menudo suele venir juntos como parte de un mismo paquete, dado que son utilizados principalmente por compañías y empresas, aunque poseen sus diferencias entre sí.

Recordemos además que los programas de gestión si bien son muy buenos para mejorar la productividad, organización y posiblemente también nuestras ganancias, tienen una serie de desventajas que se relacionan con su costo, tiempos de integración y cambios en procesos y tareas, aunque los resultados que pueden darnos suelen hacer que la implementación valga la pena.

En el mercado es posible encontrar gran cantidad de software de gestión de los tipos ya mencionados, hay de hecho docenas de aplicaciones y herramientas de este tipo, así que si una no se adapta a tus necesidades específicas no te rindas y busca una distinta, de seguro que tarde o temprano vas a encontrar la más adecuada para lo que necesitas.

Muchas de ellas incluso son gratuitas, así que no es realmente necesario contar con un capital para invertir en licencias, pero sí será necesario invertir tiempo para aprender a darle uso a estas herramientas.


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