El rol de la tecnología VOIP en las comunicaciones del Siglo XXI

¿Qué es necesario para montar una empresa? Grosso modo; espíritu emprendedor, una idea y dinero. Y este último puntal para el arranque de cualquier negocio es uno de los más importantes del mismo modo que lo es sacar el máximo rendimiento de cada euro o dólar que se invierta en la empresa.

Pasando del trazo grueso al fino, una vez conseguido el dinero necesario para poner en marcha nuestro negocio, una de las necesidades básicas de una empresa en el siglo veintiuno es estar bien comunicada. Los canales de venta, los internos y los de atención al cliente deben funcionar con la mayor fluidez y adaptarse a las necesidades de la empresa, de los clientes y los usuarios y los sistemas de telefonía tradicionales ya no ofrecen las herramientas necesarias para la empresa.

A esto podemos añadir que un sistema de comunicación fluido entre empresa, clientes y proveedores ya no depende únicamente del teléfono. Hoy, para cerrar negocios o atender reclamaciones utilizamos chats, mensajes de voz, correos electrónicos o videoconferencias y todo esto no lo encontraremos en los sistemas tradicionales de telefonía o, por lo menos, no lo encontraremos a un precio razonable.

Un as en la manga de las empresas

Aceptando como conclusión que hoy las empresas necesitan herramientas de comunicación especializadas al menor coste posible, el as en la manga de las empresas es la tecnología VOIP (Voz sobre IP).

La VOIP es la tecnología que permite utilizar Internet para transmitir voz y datos y el corazón de la telefonía IP que permite reducir gastos en la factura de teléfono y ofrece herramientas para aumentar la operatividad en los negocios.

Eduardo Gimeno es Director General de +IP, empresa especializada en sistemas de telefonía IP, y nos cuenta algunas de las ventajas de esta tecnología para las empresas.

• ¿Por qué la telefonía IP supone un ahorro para las empresas?

Para empezar, las llamadas entre sedes y extensiones de la empresa son gratuitas. Y no sólo dentro del mismo centro de trabajo. Si, por ejemplo, el departamento comercial está realizando visitas, todas sus llamadas se realizan a través de la centralita IP de la empresa y las llamadas internas siguen siendo gratuitas incluso si el trabajador se encuentra en el extranjero. Además, las tarifas de llamadas son infinitamente más económicas que las de las líneas tradicionales.

Si a esto le sumamos que los costes de instalación y mantenimiento de estos equipos son mucho más baratos que los de las antiguas centralitas telefónicas, estamos hablando de que la telefonía IP puede suponer un ahorro de entre un 40% y un 60% en la factura de teléfono de una empresa dependiendo de los casos y ese es uno de los motivos por los que está sustituyendo a los sistemas de comunicación tradicionales de líneas telefónicas de cobre.

• Estamos hablando de sedes, delegaciones, departamentos… ¿es una tecnología orientada a grandes empresas ya consolidadas?

En absoluto. La tecnología VOIP ofrece soluciones al alcance de cualquier empresa o negocio. En +IP, por ejemplo, trabajamos tanto con grandes empresas que necesitan un servicio de Call Center para más de trescientos operadores como para pequeños negocios o autónomos que necesitan atender correctamente sus llamadas con una centralita virtual.

En +IP, por ejemplo, disponemos de servicios de centralita virtual desde poco más de 18 euros al mes con tres extensiones. Estas centralitas en la nube son lo único que necesita un pequeño negocio para atender correctamente sus llamadas y no perder clientes.

• Imaginemos que uno de nuestros emprendedores arranca un negocio y para ahorrar costes contrata una centralita virtual como la que nos ha comentado con tres extensiones. ¿Qué hace si la empresa crece y necesita más líneas?, ¿ya no sirve su centralita en la nube?

Esa es precisamente otra de las ventajas de la telefonía IP, que es totalmente escalable. En +IP diseñamos a medida tanto las funciones como las prestaciones de cada centralita IP, sea física o virtual. Además, en el caso de las centralitas virtuales, las ampliaciones, así como el mantenimiento preventivo, se hacen de manera remota por lo que no hay gastos de ampliación del sistema.

De este modo, la empresa puede ir ampliando o reduciendo su sistema de telefonía y pagar sólo por lo que necesita porque, además del número de líneas o extensiones, podemos añadir funcionalidades como planes de numeración privados, grupos de llamadas, aplicaciones IVR, buzón de voz por extensión o estadísticas avanzadas.

De este modo, con una mínima inversión, una centralita virtual básica puede acabar convirtiéndose en un Call Center Virtual con sistema CRM o en un completo sistema de secretaria virtual para un centro de negocios

¿Qué hay de ti? ¿Utilizas telefonía IP en tu empresa o trabajo diario? ¿Qué ventajas le ves en la práctica vs la telefonía tradicional?