El email o correo electrónico es una herramienta que cientos de millones de personas usan a diario cada día. Muchos de estos emails son del tipo personal, otros de estudio o de trabajo.
El mayor volumen de correos procede del sector empresarial, es decir, la mayor parte de la actividad de emails que se registra en el mundo está relacionada con el correo corporativo, y el día de hoy te vamos a contar en qué consiste exactamente este tipo de servicios.
Para empezar, antes de hablar de correo corporativo en específico es importante dejar en claro qué es el correo electrónico, porque si bien es algo que prácticamente todo el mundo conoce, siempre puede haber alguien que no sepa de qué trata.
Contenido
¿Qué es un correo corporativo?
El correo electrónico es básicamente un servicio de envío de mensajes por medio de una red. Puede ser una red privada o local o puede ser mediante una red pública como Internet. Su concepto es similar al del correo o correspondencia tradicional que existe hace siglos, solo que en este caso es aplicado al mundo de las redes y la tecnología.
El correo electrónico es super veloz en comparación al envío de una carta física, ya que como mucho un email no debería demorar más que unos pocos minutos en llegar a su destino.
En los emails se pueden tratar temas de todo tipo, ya sean personales, de estudio o incluso de trabajo, de hecho como ya decíamos la mayoría de los emails enviados a diario en todo el mundo son por asuntos comerciales o de negocios, es decir, el correo corporativo tiene una fuerte presencia ahí fuera.
¿Pero qué es el correo corporativo exactamente? Pues así como existe el correo electrónico común también existen versiones comerciales que están orientadas para empresas. Se trata de servicios que son de pago y no gratuitos como la mayoría de servicios de email personal.
El correo corporativo vendría a ser una versión premium del correo tradicional. Puede integrar por ejemplo mejores funciones, mejor seguridad, mayores capacidades de almacenamiento así como también mayor capacidad de envío de emails por hora, entre otras.
Contar con un correo corporativo es muy bueno para la imagen de nuestra impresa, ya que da mucha más seriedad en comparación al uso de servicios de correo gratuitos. La mayoría de los correos corporativos van asociados a un dominio web, es decir que nuestras cuentas de correo pueden llevar el nombre de nuestra empresa, por ejemplo [email protected], o similar.
Esto como ya decíamos marca una mejor presencia frente a nuestros clientes y socios comerciales. Además al tratarse de un servicio de pago se suele disponer de algún tipo de soporte o asistencia de parte del proveedor, el cual nos podrá ayudar si notamos algún problema con nuestro servicio, cosa que en los servicios gratuitos obviamente no sucede.
Un punto super importante del correo corporativo es que no necesariamente necesita ser caro.
Si miramos a la mayoría de servicios ofrecidos por empresas internacionales notaremos que las versiones de correo corporativo que ofrecen son carísimas, con frecuencia cobrando cargos por usuario. Sin embargo existen opciones de empesas de menor porte donde podemos obtener un servicio igual de bueno por un precio muchísimo más bajo.
Este tipo de paquetes de correo corporativo suelen ser ofrecidos por proveedores de web hosting y por servicios de correo de pago que no forman parte de multinacionales de gran porte que todos conocemos.
No caben dudas entonces de que el correo corporativo se trata de una opción excelente si queremos que nuestra marca o nuestra empresa tenga una mejor presencia en Internet, y brinda muchos beneficios a precios bajos, aunque como ya decíamos, el costo va a depender mucho de la empresa con la que vayamos a contratar este servicio, así que es importante buscar bien y comparar los que nos ofrecen unas y otras para no llevarnos ninguna sorpresa.
Aprende a crear un correo corporativo
Entre los muchos servicios de correo corporativo que existen algunos de los más conocidos son los que proveen empresas como Google, Microsoft o Zoho, y a continuación te vamos a mostrar cómo puedes dar de alta cuentas de correo corporativo con estas compañías.
Cómo crear un correo corporativo en G Suite
Quizá algunos no lo sepan pero Google brinda un servicio de correo premium por medio de su plataforma G Suite, en la cual las cuentas de correo funcionan de manera similar a Gmail, aunque claro con algunos extras al tratarse de un servicio de pago. Podría ser considerado como una especie de Gmail premium.
- Para dar de alta una cuenta en G Suite primero que nada debemos darnos de alta en este servicio por supuesto, y una vez listo ingresamos a nuestra cuenta de Google Domains.
- El siguiente paso es seleccionar el dominio dentro del cual queremos crear nuestra nueva cuenta de correo.
- A continuación abrimos el menú (es el icóno con tres líneas una sobre otra) y hacemos click en Email.
- El siguiente paso es hacer click en Agregar usuario, esta opción está dentro de la parte que dice “Añadir o quitar usuarios de G Suite”.
- Tenemos que completar algunos datos de la nueva cuenta de email, como por ejemplo el nombre de la persona, su apellido y su nombre de usuario de G Suite.
- A continuación solo debemos indicar si será un usuario corriente o un administrador, y para finalizar hacemos click en el botón de Añadir. Con esto habremos completado el proceso y la cuenta estará añadida.
Cómo crear un correo corporativo en Zoho
Para usar los servicios de correo premium de Zoho lo primero, al igual que en la mayoría de estos servicios, es añadir nuestro dominio web y esperar a que ellos lo verifiquen (esto generalmente se hace por medio de un apunte en la zona DNS). Una vez listo eso podemos comenzar.
- Primero vamos a ingresar a nuestra cuenta de Zoho en su panel de control (si no tienes la URL exacta pregunta a Zoho, aunque deberían haberte dado el acceso previamente).
- Una vez dentro hacemos click en Control Panel y a continuación en User Details. En la parte de arriba veremos un botón que dice Add User que nos permite agregar un nuevo usuario de email.
- Selecciona la opción Create User (crear usuario). Completa los datos del usuario que te sean solicitado y elige el dominio donde quieres crear la nueva cuenta.
- Finalmente elige una contraseña para el usuario, que será la que usará para ingresar por primera vez. Para forzar al usuario a cambiar la contraseña la primera vez que ingrese puedes activar la opción “Force user to change password during the first login”.
Cómo crear un correo corporativo en Microsoft 365 Email & Calendar
Microsoft siempre ha sido muy conocida por su servicio de correo gratuito Hotmail, que con el tiempo fue reemplazado por Outlook.com para nuevos usuarios. Pero aparte de dicho servicio gratuito la compañía ofrece un servicio de correo corporativo de pago para suscriptores de Office 365, uno de sus muchos productos. Veamos entonces cómo dar de alta una cuenta en este servicio.
- Lo primero es darnos de alta en unos de los planes para empresas de Microsoft, entre los cuales encontramos los siguientes: Business Premium, Business Essentials y Business. Una vez listo eso entonces podemos comenzar a configurar el correo.
- En este paso debemos ingresar a la aplicación de Outlook de nuestro equipo Windwos o Mac.
- Dentro de la aplicación de Outlook hacemos click en Archivo > Información > Añadir cuenta. Aquí colocamos los datos de nuestra cuenta premium y de Microsoft y hacemos click en conectar.
- A continuación tendremos que indicar la nueva dirección de Outlook premium que queremos dar de alta. Completamos los datos que nos sean solicitados.
- Y ya está listo, de esta manera quedará agregado nuestro correo corporativo Premium en Outlook y además se añadirán las funciones de calendario, contactos y tareas.
¿Necesariamente debo tener un sitio web para poder tener correo corporativo?
No. Es innecesario tener un sitio web para tener correo corporativo. De hecho existen muchos servicios de correo corporativo que podemos comprar sin necesidad de subir un sitio web, sin embargo es importante aclarar que sí vamos a necesitar tener un dominio.
Los dominios son básicamente los nombres de los sitios web, pero no necesariamente tiene que usarse en un sitio web: se pueden usar solo para el correo si así lo deseamos. De esta forma puedes tener un correo que sea @miempresa.com y que no haya ninguna página web si alguien intenta ingresar a miempresa.com
Esto último por supuesto puede ser un arma de doble filo, ya que si alguien recibe un correo empresarial de tu parte e intenta ingresar a tu sitio web puede llevarse una mala impresión al ver que no le carga nada. Es decisión de cada por supuesto evaluar si quiere tener un sitio web o no, sin embargo como decíamos contar con una web no es necesario para tener correo corporativo.
Muchas empresas de hosting suelen brindar por ejemplo paquetes de hosting que incluyen un servicio de email, es decir, te venden un hosting para tu página web y en el mismo servicio se incluye un servicio de email para tu dominio, de esta forma puedes tener la web y el correo electrónico de tu marca en un mismo paquete.
El detalle con este tipo de planes de correos que se integran en los paquetes de hosting es que suelen estar un poco limitados en algunos aspectos: generalmente no se pueden enviar muchos correos por hora, se puede limitar la cantidad de cuentas de email disponibles así como la capacidad de almacenamiento de cada una.
Dicho de otra forma, el correo corporativo presenta varias ventajas frente a los correos gratuitos y al correo que integran los planes de hosting, y este es un punto que tocamos más abajo en este mismo artículo, así que si te interesa saber más al respecto solo tienes que seguir leyendo.
Tipos de correo corporativo
En general podemos hablar que el correo corporativo se puede dividir en dos tipos: por un lado está el que está orientado para un solo individuo, y por otro lado está el que está orientado para empresas o, dicho de otra forma, para más de un individuo.
- Correo electrónico corporativo personal: es utilizado por una sola persona, la cual se encarga de administrar todos los correos que recibe, responderlos, etc.
- Correo electrónico corporativo para empresas: es más grande que el usado por una persona. En este tipo de planes se pueden crear cuentas para muchos usuarios distintos y cada uno de ellos puede tener su acceso independiente.
Dada la cantidad de cuentas disponible en uno y otro, así como las capacidades de almacenamiento y de envío, nos encontramos conque el correo corporativo para empresas es bastante más caro que aquél orientado para un solo usuario.
Cabe mencionar además que el correo corporativo empresarial también destaca por tener cuentas correspondientes a distintas área, por ejempo pueden existir cuentas para el departamento de marketing, para el de informes, etc. Esto claro va a variar según la estructura de la empresa y cómo se maneje la misma internamente.
5 Ventajas del correo corporativo profesional
Como ya comentábamos previamente en otro punto del artículo el correo profesional presenta una serie de ventajas que no suelen estar disponibles en los servicios de correo gratuito o en algunos paquetes de hosting que incluyen servicio de correo, así que vamos a ver cuáles son algunas de estas ventajas que se incluyen en los servicios de correo empresarial premium.
Seguridad
La seguridad en los emails es un punto super importante, más aún si estamos utilizando algún cliente de correo local como por ejemplo Outlook o Thunderbird. Cuando usamos el correo vía web por lo general el servicio es cargado con un certificado SSL de seguridad de por medio, pero en el caso de clientes de correo local no necesariamente es así.
La disponibilidad de certificados SSL para configurar nuestra casilla en clientes de correo local es estupendo, ya que esto asegura que nuestra información viaja encriptada entre nuestro equipo y el servidor de correo que tenemos contratado. De esta manera si el email es interceptado por un tercero en el camino no podrá ser leído ya que el mensaje estará codificado.
Otro punto a favor en relación a la seguridad suelen ser los respaldos. La mayoría de servicios de correo corporativo incluyen algún tipo de respaldos para nuestros emails, de esta manera si borramos un email por accidente podemos recuperarlo a partir de un respaldo, aunque cabe aclarar que esto solo es posible si se conserva una copia del correo en el servidor, es decir, si nosotros bajamos un correo a nuestro dispositivo local sin dejar copia en el server entonces no podrá ser respaldado, y si lo borramos del dispositivo o tenemos algún problema con el mismo podemos perderlo para siempre.
En el sentido de la seguridad también debemos destacar los filtros antispam y los antivirus. Se trata de procesos que corren en el servidor de correo y que se usan para evitar recibir spam en nuestras cuentas, así como también correos peligrosos que puedan incluir virus o troyanos.
Esto ayuda a proteger mucho más nuestra computadora y dispositivos conectados a las cuentas de correo, y por ende también es muy bueno para nuestra empresa.
Costos
Como ya mencionábamos también los costos son otro importante beneficio de algunos servicios de correo. Por supuesto no se trata de una ventaja cuando lo comparamos con un servicio gratuito por obvias razones, pero sí es una ventaja cuando estamos frente a un servicio de correo integrado en un hosting o a un servicio que ofrece una multinacional.
Esto se nota más que nada en el último caso, ya que los correos que ofrecen las grandes multinacionales en sus servicios de pago suelen ser extremadamente caros, de hecho algunos casos lo que te cobran por un solo usuario puede ser incluso lo mismo que te cobra una compañía de hosting por un servicio de correo profesional.
Más correos por hora y más almacenamiento
Dos puntos importantes que vamos a englobarlos dentro del mismo item es la capacidad de almacenamiento y la capacidad de envíos por hora que podemos tener. En los servicios de correo gratuitos el almacenamiento suele estar bastante ilimitado, así como la cantidad de correo que podemos enviar.
Esto puede convertirse en un gran problema si manejamos una gran cantidad de emails, ya que por ejemplo nuestra casilla podría llenarse y dejaríamos de recibir nuevos emails por falta de espacio, o bien también puede darse el caso de que lleguemos al límite de correos permitidos por hora y por día, ¿qué sucedería en ese caso si necesitamos enviar o recibir un email urgente? Sería un desastre sin lugar a dudas.
Lo bueno de los servicios de correo profesional es que los límites suelen ser mucho mayores, así que se reducen muchísimo las posibilidades de que pueda pasarnos algo como esto.
Disponible en cualquier dispositivo
Ya quedaron atrás las épocas en la que el correo se manejaba solamente por la computadora u ordenador. Hoy en día podemos manejarlo a través de PCs, tablets, móviles, etc. Incluso es posible usar ciertos asistentes virtuales para que redacten y envíen correos por nosotros. La tecnología es increíbles y sus avances se hacen notar en los servicios de correo corporativo.
Si por ejemplo quieres acceder a tu correo empresarial y justo estás fuera de la oficina, en la calle o quién sabe donde entonces puedes hacerlo rápidamente desde tu teléfono, para esto solo es necesario que tengas tu cuenta de email previamente configurada en el dispositivo para poder leer y enviar emails.
¿Pero si recibo un email en mi celular podré verlo más tarde en mi PC? Por supuesto, para esto solo basta con configurar tus dispositivos mediante un protocolo llamado IMAP, el cual directamente lee los correos desde el servidor, de manera que un mismo email puede ser visto desde distinto dispositivos e incluso contestado desde cualquiera de ellos.
Funciones y características especiales
Un problema muy grande al que muchos podemos enfrenarnos en más de una ocasión es que nuestro correo sea catalogado como spam. Esto puede volverse muy frustrante a veces, y las causas en realidad pueden ser varias aunque con frecuencia suecede cuando se comparte una misma IP con otros dominios que también la usan para enviar emails. Este es un problema recurrente en los servicios de hosting compartido por ejemplo y una posible solución es el uso de una IP dedicada.
Un buen servicio de correo empresarial incluirá como parte del mismo una IP dedicada para nuestro dominio, de manera tal que incluso si tenemos vecinos que envían emails desde el mismo servidor los nuestros serán enviados por otra IP y habrá menos posibilidades de que caigan en la bandeja de spam.
En este sentido también es posible activar ciertos registros especiales a que ayudan a mejorar la reputación de nuestros envíos para que podamos alcanzar la bandeja de entrada de nuestros destinatarios de forma más sencilla.
Pero hay más: los servicios de correo empresarial pueden incluir también ciertas herramientas que nos permiten realizar un seguimiento de correos y ver si los emails fueron enviados correctamente, si algún emails que nos enviaron a nosotros falló o fue bloqueado por el servidor, entre otros.
Conclusion
En esta oportunidad hemos aprendido mucho sobre los correos corporativos, que es ni más ni menos que un servicio de email especializado, de pago y orientado para empresas.
Los servicios de correo corporativo son brindados tanto por grandes empresas internacionales como por empresas más pequeñas del ámbito del hosting.
En estos servicio encontramos que hay más y mejores funciones que en los servicios de correo gratuitos o en aquéllos que vienen integrados en planes de hosting pequeño. Estas funciones, utilidades y herramientas se pueden utilizar para que se pueda trabajar de mejor forma y estando mucho más cómodos.
Es importante además dejar en claro que para usar un correo corporativo no es necesario disponer de un hosting, pero sí vamos a necesitar contar con un dominio para que podamos asociar el servicio al nombre de nuestra empresa.